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Respaldo para la transición a la firma legal electrónica
Para realizar una transición exitosa a procesos electrónicos, se requiere la capacidad de almacenar, recuperar y distribuir electrónicamente registros en diversos formatos de manera conveniente, segura y rentable. Los servicios administrados de Iron Mountain para la conversión de documentos y el archivado de imágenes permiten implementar estas capacidades de forma rápida y confiable, sin los grandes gastos y los plazos prolongados de una solución interna.
Cambie del sistema impreso al electrónico, con conversión de archivos de información histórica y documentos en uso hasta la fecha
Si su empresa posee un gran cantidad de información histórica de documentos impresos, Iron Mountain puede ayudarlo a establecer un proceso rápido y eficiente para la conversión de grandes volúmenes a formato electrónico, incluso la eliminación de registros sin valor, con el objetivo de optimizar la búsqueda y el acceso, y reducir al mismo tiempo el almacenamiento físico en las instalaciones y los costos relacionados. También podemos ayudarlo a establecer procesos para convertir documentos recientemente creados al formato electrónico, como parte del workflow rutinario de la firma.
Las capacidades de imágenes a pedido permiten el sistema "Pague cuando lo utilice": los documentos se escanean de forma selectiva, según las necesidades de recuperación. Se escanean los registros, o partes de éstos, con gran actividad de consulta. Aquellos registros que presentan escasa actividad de consulta se retienen en formato impreso y sólo se escanean a pedido.
El archivado de imágenes permite el acceso en cualquier momento y en cualquier lugar
Con este servicio alojado, Iron Mountain le ofrece a su firma un archivo de imágenes de alta capacidad y de alta disponibilidad, que almacena copias digitales de documentos esenciales. Las herramientas de búsqueda y las capacidades de obtención rápida permiten que los usuarios autorizados tengan un rápido acceso a las imágenes las 24 horas del día, los 7 días de la semana, a través de Internet.
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Retención y Eliminación
