SERVICIOS DE CONSULTORÍA

Desarrollo de un programa reglamentario de retención y eliminación de documentos

Los servicios de consultoría de Iron Mountain pueden trabajar con su organización para definir, desarrollar e implementar un programa reglamentario de retención y eliminación de documentos uniforme, razonable y actualizado. Un programa reglamentario no sólo protege su organización durante litigios, sino que también mejora el acceso a la información basada en registros, lo que reduce el costo de almacenamiento.

Nuestros profesionales de los servicios de consultoría emplean las bases de datos registradas de administración de registros y las mejores prácticas de la industria para desarrollar su programa. El proceso incluye:

Clasificación de documentos

Desarrollamos un esquema de clasificación funcional que identifica y clasifica todos los documentos de la organización, independientemente de los medios.

Informe sobre la presentación de pruebas de documentos

Analizamos la información recopilada durante el proceso de presentación de pruebas de documentos y finalizamos el esquema de clasificación de los mismos.

Políticas y procedimientos

Proporcionamos un conjunto de trabajo de documentos para guiar a sus empleados a través de la creación, el almacenamiento y la eliminación de registros.

Programa de retención e investigación legal

Desarrollamos una versión extendida del esquema de clasificación de documentos, incluidas las conclusiones comerciales, legales y de retención oficial subsiguientes para su organización, con documentación respaldatoria de la investigación legal. Iron Mountain publica el programa de retención de documentos final en el portal Web de Iron Mountain Connect™ y puede proporcionar un sitio Web de administración de registros con capacidad de búsqueda para incluir en su Intranet.

Métricas de auditoría

Desarrollamos un conjunto de métricas de auditoría para permitir que su organización supervise el cumplimiento constante con todos los componentes del programa.

Capacitación sobre administración de documentos

Para respaldar la implementación de su programa, le brindaremos sesiones para "capacitar al instructor" con el objetivo de educar al personal de retención de documentos. Se ofrece capacitación adicional para empleados.

Mantenimiento del programa

También proporcionamos servicios de mantenimiento del programa, de modo que pueda asegurarse de que su programa de retención de registros siga cumpliendo con los requisitos.