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La administración de documentos debe adaptarse para avalar los objetivos de desarrollo
A medida que su organización crece y se desarrolla, los flujos de trabajo de la administración de documentos diseñados para determinadas circunstancias, y luego adaptados sobre la marcha, pueden resultar ineficaces para satisfacer las necesidades actuales.
A través de la Consultoría de flujo de trabajo de la administración de documentos, Iron Mountain lo ayuda a rediseñar los procesos de administración de documentos en línea con los objetivos actuales, tales como:
- Optimizar los procesos comerciales fundamentales
- Reducir los costos y la complejidad de la administración de documentos
- Mejorar el servicio al cliente
- Incrementar la productividad del personal profesional
- Lograr un mayor cumplimiento de los requisitos legales
Analice sus requisitos
Mediante este servicio, los expertos de Iron Mountain trabajan junto a usted para evaluar los aspectos clave del ámbito de administración de documentos:
- ¿Qué documentos respaldan los procesos fundamentales de su empresa?
- ¿Con qué frecuencia es necesario obtener los distintos tipos de documentos?
- ¿Cuáles son los más apropiados para la obtención electrónica y cuáles para la obtención física?
- Para facilitar la obtención de material, ¿deberían escanearse determinados documentos o partes de éstos? Si tal es el caso, ¿en qué punto del ciclo de vida del documento?
- Dónde deben almacenarse los documentos impresos y cómo: ¿en estantería o en cajas?
- ¿En qué momento deben ser trasladados fuera de las instalaciones?
- ¿Por cuánto tiempo se conservarán distintos tipos de documentos?
- ¿Con qué recursos y experiencia cuenta?
Análisis, recomendaciones y soporte para la implementación
El equipo de Iron Mountain compara los flujos de trabajo actuales con las mejores prácticas y elabora análisis financieros detallados y objetivos. Luego, el equipo proporciona recomendaciones y orientación con respecto al flujo de trabajo, personalizado según sus necesidades específicas. Las sugerencias generalmente están relacionadas con la administración de documentos, la conversión de documentos impresos a electrónicos y la agilización de los flujos de trabajo existentes. Se proporciona soporte de capacitación e implementación para garantizar una transición paulatina y sin dificultades a un nuevo ámbito.
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Conversión y
