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Diferentes rutas, mismo destino Con las conversiones de todos los documentos en uso y los de información histórica, los métodos pueden diferir, pero los objetivos son los mismos: proveer un acceso oportuno y rápido y una búsqueda fácil para los documentos esenciales, garantizando, al mismo tiempo, seguridad, economía y cumplimiento. Iron Mountain puede ayudarlo a implementar una solución de imágenes administrada que le permita:
- Optimizar las necesidades de almacenamiento actuales y aumentar su capacidad de almacenamiento para el futuro
- Administrar los costos de conversión por medio del escaneo selectivo
- Depurar con eficacia los registros innecesarios para reducir más aún las necesidades de almacenamiento
- El servicio administrado puede prestarse en sus instalaciones o fuera de éstas
- Que Iron Mountain proporcione personal de conversión o administre el proceso de conversión
- Los registros pueden almacenarse en un archivo de imágenes alojado por Iron Mountain o el sistema de administración electrónica de documentos de su organización
Conversión de archivos de información histórica
Iron Mountain lo ayuda a establecer un proceso eficaz y rápido para llevar a cabo la conversión de grandes volúmenes de documentos al formato electrónico, lo que aumenta el acceso y reduce, o incluso elimina, las necesidades de almacenamiento interno.
Se escanean los registros activos, o una determinada cantidad de éstos, que se requieren con frecuencia. Los registros que presentan poca actividad de obtención de documentos permanecen en formato impreso y se escanean a pedido.
El software de Iron Mountain, con base en la Web, le permite identificar rápidamente los registros inactivos o innecesarios de manera que pueda depurarlos para el programa de retención, sin tener la necesidad de examinar físicamente los contenidos de cada caja de registros.
Conversión de todos los documentos en uso hasta la fecha
Iron Mountain puede satisfacer sus necesidades con respecto a la conversión de documentos nuevos al formato electrónico, tanto para agilizar su flujo de trabajo como para minimizar las necesidades futuras de almacenamiento y los costos. Nuestros expertos lo ayudarán a establecer un proceso de conversión rentable y conveniente, que se adapte sin dificultad a los procesos comerciales existentes y sea compatible con su programa de retención de documentos.
Si un proyecto de conversión de archivos de información histórica se planifica según nuestros procedimientos, garantizamos la alineación de los procesos de los archivos de información histórica y los documentos en uso hasta la fecha, para proveer uniformidad en todos ellos.
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