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Destrucción reglamentaria de los materiales confidenciales: una nueva necesidad corporativa
Las regulaciones cada vez más crecientes, las exigencias de protección de información personal por parte de los consumidores y las necesidades de proteger la reputación corporativa hacen que la destrucción segura y oportuna de documentos sea una parte esencial de su programa de administración de registros. La conservación de información más allá del período de retención requerido genera costos de almacenamiento innecesarios y expone a riesgos de robo, uso indebido, divulgación, exigencias de presentación de pruebas y multas por incumplimiento.
Reduzca el riesgo y los costos con expertos en destrucción reglamentaria de información
Los servicios de destrucción segura de documentos de Iron Mountain pueden ayudarlo a establecer una solución de eliminación de información segura, reglamentaria, completa y rentable, ya sea en las instalaciones o fuera de ellas, desde proyectos especiales hasta el desarrollo de un programa de destrucción segura de información y totalmente reglamentario.
Beneficios de una solución de destrucción segura de documentos de Iron Mountain:
- Experiencia en cumplimiento reglamentario: FACTA, HIPAA, Gramm-Leach-Bliley, SEC, internacional
- Garantía a los consumidores y socios de que se protegerá su información
- Reducción de requisitos de almacenamiento y costos con aplicación uniforme de las mejores prácticas
- Un equipo de implementación especializado para asistirlo durante el ciclo de vida de la solución
- Para un impacto inmediato, la implementación escalonada primero se realiza en lugares de gran volumen
- Protección mediante prácticas de seguridad estricta y una cadena de custodia continua
- Certificado de destrucción, que le proporciona un seguimiento de auditoría legal
- Personal especializado en atención al cliente
- Auditoría propia e independiente
En sus instalaciones o en las nuestras; servicios de destrucción segura de información y documentada para todos los medios
El equipo de Iron Mountain lo ayuda a definir sus objetivos y desarrolla un plan en línea con su programa de retención. Especialistas capacitados eliminan los materiales confidenciales de forma segura, y los destruyen más allá de la reconstrucción factible en una de nuestras instalaciones seguras. Si lo prefiere, ponemos a su disposición buzones de captura especialmente diseñados para recepcionar los papeles destinados para la destrucción.
La protección de materiales confidenciales se garantiza mediante prácticas de seguridad estrictas y una cadena de custodia continua. Un certificado de destrucción verifica que los materiales se hayan destruido.
Implementación del Servicio de Destrucción Segura en sus Oficinas - Shredding
IRON MOUNTAIN determinará conjuntamente con el cliente, la colocación de los buzones de captura, reparados especialmente para cumplir con todos los requisitos de seguridad necesarios.
A continuación se detallan algunos elementos del Servicio:
El buzón de captura ha sido diseñado para que estéticamente armonice al interior de cualquier oficina.
El buzón dispone de elementos que permiten que el papel se deslice rápidamente y se deposite al interior de una bolsa contenida en el buzón de captura, impidiendo el acceso manual a cualquier persona no autorizada al interior del buzón y evitando así el retiro del documento.
Los buzones son abiertos únicamente por personal autorizado de IRON MOUNTAIN debidamente identificado con una credencial y bajo la presencia de personal encargado del cliente.
Las bolsas colocadas al interior del buzón, una vez retiradas, serán selladas con precintos de seguridad y serán abiertas únicamente al momento de la destrucción, con la presencia y certificación de personal de seguridad de Iron Mountain y del cliente.
La tarea de recolección de las bolsas será efectuada con la frecuencia pactada, pudiendo ésta variar de acuerdo a la rapidez con que estas completen su contenido.
La destrucción se realiza en las instalaciones de Iron Mountain mediante el uso de destructora eléctrica y en presencia de personal autorizado del cliente o en su ausencia, si así lo indicara.
Una vez efectuada la destrucción de los documentos, Iron Mountain emitirá un CERTIFICADO DE DESTRUCCIÓN SEGURA, como constancia.
¿Qué materiales puedo destruir bajo este Servicio?
Todo tipo de papel de oficina que incluye: papel continuo, papel de facturas, papel carta, papel con membretes, papel bond y bulky, folletos, etc.
No es necesario retirar los clips, ganchos, alfileres, bandas elásticas o hilo para introducir el papel en los buzones. Todos estos elementos se retirarán al momento de la destrucción.
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Destrucción de Documentos
