IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE REGISTROS DE CUMPLIMIENTO REGLAMENTARIO

El diseño de un programa de administración de registros de cumplimiento reglamentario es un paso importante, pero el éxito del programa depende de la calidad de su implementación. La implementación es el paso más importante para que el programa de administración de registros de cumplimiento reglamentario tenga éxito.

La implementación es nuestra especialidad

Iron Mountain Consulting tiene más experiencia en la implementación de administración de registros electrónicos e impresos que cualquier otra firma consultora. Trabajamos pensando en el resultado, para que su programa sea operativo. Nuestros consultores pueden ayudarlo con cada aspecto de la implementación: implementación de la capacitación y del programa, con la aplicación de políticas de retención a registros físicos y electrónicos, con la selección de la tecnología de registros electrónicos correcta, y con la expansión del programa en el plano internacional.

Elementos principales de la implementación del programa de administración de registros de cumplimiento reglamentario

Capacitación y publicación en la intranet

Iron Mountain Consulting posee amplia experiencia en el diseño de contenido personalizado de capacitación de administración de registros para audiencias corporativas específicas (por ejemplo, ejecutivos, empleados, coordinadores de administración de registros). El contenido por niveles para audiencias específicas mejora su efectividad. Podemos ofrecer el contenido de la manera que sea más eficiente para su organización: presentaciones en vivo, seminarios Web o módulos de aprendizaje electrónico a su ritmo.

Puede reducir significativamente la responsabilidad y los costos de almacenamiento al reunir todos sus registros impresos en un único programa de retención. Nuestros consultores trabajan con la tecnología registrada de Iron Mountain para estandardizar con eficiencia las descripciones del inventario de registros. Después se aplica la clasificación de retención correcta a todos sus registros impresos, para saber cuándo pueden eliminarse los registros.

Aplicación de las clasificaciones de retención a todos sus registros impresos:

• Asegura la coherencia y la uniformidad de retención de registros en toda la empresa.
  
• Mejora el acceso a los registros para facilitarlo y hacer que la búsqueda de información para las necesidades de presentación de pruebas y operativas no sea tan costosa.
  
• Permite destruir registros obsoletos con confianza, conforme con sus políticas de retención de registros. La eliminación de registros obsoletos reduce los costos de almacenamiento y los riesgos de litigios.

Aplicación de las políticas de retención a sus sistemas de registros electrónicos

Los consultores de Iron Mountain pueden demostrarle cómo aplicar las reglas de retención a sus sistemas de correo electrónico y otros documentos electrónicos. Lo ayudaremos a determinar por cuánto tiempo debe retener sus registros electrónicos, en qué formatos se deben conservar y la mejor aplicación para retenerlos y eliminarlos.

La aplicación de las políticas de retención a sus registros electrónicos más importantes:

• Optimizará el rendimiento de sus servidores de correo electrónico
  
• Reducirá el almacenamiento de mensajes
  
• Ayudará a responder con más eficacia las solicitudes de presentación de pruebas

Selección de tecnología de registros electrónicos

No hay una única solución cuando se trata de seleccionar e implementar una tecnología para la administración de registros de cumplimiento reglamentario. Para revisar la amplia variedad de opciones, necesita asesoramiento tecnológico objetivo de alguien que realmente conozca de tecnología y la administración de registros.

Los consultores de Iron Mountain pueden comparar y contrastar los beneficios y los riesgos de las opciones de tecnología e identificar las mejores opciones de su organización, en el marco de su responsabilidad, su presupuesto e inversiones en tecnología de la información actual. A diferencia de otros proveedores que evaluarán sus opciones desde su propio punto de vista, tomamos un enfoque más amplio y neutral para recomendar la mejor opción.

Requisitos de retención de investigación internacional

Iron Mountain Consulting puede realizar una investigación para identificar las leyes específicas del país y las regulaciones que pertenezcan a la retención de registros, y proponer requisitos de retención para las clases de registros. Nuestra biblioteca de materiales de investigación de retención internacional de socios legales actualmente cubre más de 45 países. Con nuestra investigación, puede estar seguro de que estará cumpliendo con las leyes relevantes donde quiera que haga negocios.

Expansión internacional de su programa de administración de registros

Los consultores de Iron Mountain pueden ayudarlo a extender su programa, sus políticas y sus procedimientos de retención, basados en EE.UU., a operaciones comerciales en otros países. También podemos asistirlo en la socialización del programa, de cultura a cultura, de geografía a geografía. La uniformidad del programa global reduce riesgos, costos y complejidad.

Podemos brindarle todos estos servicios o sólo servicios determinados que satisfagan sus necesidades.