|
Obtenga todos los beneficios, evite todos los riesgos de cambiar al sistema digital
El convertir todos sus registros impresos en documentos electrónicos puede implicar grandes beneficios, pero muchos problemas pueden potencialmente debilitar la efectividad de una solución de imágenes. El escaneo de cada uno de sus documentos lleva tiempo y es costoso.
Confíe en la experiencia de Iron Mountain
Con los servicios de conversión de documentos y digitalización, usted puede implementar un nuevo programa de imágenes digitales o rediseñar su programa actual. El control de costos se logra por medio del escaneo de determinados documentos, según sea necesario. Puede confiar en que su organización alcanzará sus objetivos con respecto a un mejor nivel de acceso, seguridad y cumplimiento.
La conversión y la digitalización de documentos de Iron Mountain proporcionan:
- Escaneo inteligente: escanea solamente lo que usted precisa, cuando lo necesita
- Amplia experiencia en el escaneo de archivos de información histórica y de todos los documentos en uso hasta la fecha
- Soluciones de escritorio que se integran con el flujo de trabajo actual relativo a los documentos impresos
- Integración sin errores con su sistema EDM o archivo de imágenes alojado
- Mejores prácticas para la seguridad, el acceso y el cumplimiento de sus documentos
- Implementación rápida con poca o sin inversión de capital
- Disponibilidad dentro de las instalaciones o fuera de éstas
Un abordaje eficiente e inteligente a la digitalización de sus documentos
El escaneo del 100 por ciento de sus documentos puede no ser la solución más rentable para su situación particular. Las soluciones de digitalización de Iron Mountain proporcionan un escaneo inteligente, basado en los requisitos de acceso. Generalmente, se escanean los documentos o elementos importantes, a los que se accede con mayor frecuencia, tales como la página de cobertura personalizada de lo que sería una póliza de seguro estándar. Los documentos a los que no se accede con frecuencia no se escanean hasta que se solicita; dichos documentos se entregan a la brevedad a través de nuestro servicio de Digitalización a pedido.
Un programa de escaneo selectivo y bien diseñado puede lograr importantes reducciones en los costos de conversión, al tiempo que cumple con los requisitos de acceso al documento.
Capacidades informáticas que agilizan la digitalización: Las capacidades para la captura de documentos informáticos le permiten capturar y digitalizar documentos en forma eficaz y uniforme, desde diversas ubicaciones, y lograr su disponibilidad para la recuperación.
Los documentos son indexados por aquellas personas que tienen mayor conocimiento sobre éstos (los empleados conocedores) durante su flujo de trabajo estándar. La información indexada se ingresa a través de una interfaz en la Web, y se coloca a cada documento una etiqueta adhesiva que presenta un código de barra previamente impreso, con lo que se le asigna una identidad única y electrónicamente distintiva.
En el momento oportuno, los documentos se convierten a imágenes digitales por medio de un escáner, una fotocopiadora conectada al sistema de red, o un fax, y se envían al servidor de Iron Mountain. Los registros de índices e imágenes se adaptan al software y se ofrecen a sus usuarios finales para los propósitos de búsqueda y obtención de documentos. El proceso de captura de documentos continúa bajo su control, y se mantienen los documentos dentro de su organización durante el procesamiento.
|
Conversión y Digitalización 
